Definición: Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacio de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su planificación.

Clasificación de los eventos.

·         De acuerdo con la naturaleza del evento:

Culturales, sociales, comerciales, deportivos, educativos, tecnológicos, políticos, científicos, recreativos.

·      De acuerdo con el grado de exclusividad:

Públicos y privados.

·         De acuerdo con el alcance y magnitud del evento:

Mundial, regional, internacional, local, nacional.

Tipos de eventos.

Concursos , inauguración, exposiciones y ferias, taller, mesa redonda, panel, foro, asamblea, banquetes, coloquio, fiesta, graduación, jornada, cursillo, congreso, convención, debate, festival, simposio, seminario, rueda de prensa, reunión de trabajo, reconocimientos, conferencias, desfiles de moda, mitin, almuerzo, desfiles de bandas, etc.

Etapas de un evento.

1.- Pre-evento.

En esta etapa se determina que se quiere alcanzar con la realización del evento, se elige el nombre, el cual debe ser corto y atractivo, acorde con el propósito que se persigue con la realización del evento. Aquí se debe nombrar un comité organizador, el cual debe estar conformado por un coordinador general (responsable del evento), que debe supervisar las labores de las comisiones y es el enlace directo con la máxima autoridad de la institución responsable del evento. Seguido del coordinador están las comisiones de trabajo que son el equipo de personas que se encargan de hacer cumplir los pasos pautados del evento de forma organizada.

La comisión de trabajo debe dividirse de la siguiente forma:

·         Comisión de logística: Encargada de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativisa y hace posible la ejecución del evento.

·         Comisión técnico- académico: es la responsable de elaborar las normas para la presentación de trabajos dentro del evento, revisa el temario a desarrollar y coordina la reproducción y distribución de las ponencias.

·         Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: atiende las actividades que abarca la promoción y difusión del evento. También se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento y todo lo relacionado con el protocolo y asistencia de los participantes.

En esta etapa se debe tener en cuenta la selección de la fecha, tomando en cuenta si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida, evitar que coincida con alguna otra actividad similar o dirigida al mismo tipo de público, el horario y la frecuencia de los transportes y si es mejor programar las actividades durante la semana o finales de esta.   

Se debe tener presente el numero y el tipo de asistentes al evento, clasificándolos como: Expositores o ponentes, participantes, acompañantes, delegados y invitados especiales.

En la selección del lugar o lugares para la realización del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

·         Capacidad.

·         Comodidad.

·         Iluminación.

·         Equipos.

·         Acceso.

 

En esta etapa también se debe tomar en cuenta la estimación de recursos:

 Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento.

 Materiales: Implementos necesarios (Ej: lápices, carpetas, mesas, sillas), y las instalaciones a utilizar.  

Técnicos: Incluye los equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción.

 2.- El evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.

Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

1. Armado
2. Acreditación de los asistentes
3. Agenda de actividades del evento
4. Desarme

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.  Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

3.- Post – evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos

El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada.

Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades.

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento y
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

 

 

 

 

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